Gmina Niepołomice zaprasza do składania ofert na obsługę gastronomiczną i sprzedaż piwa podczas Dni Niepołomic, które odbędą się od 16 do 18 czerwca 2023 r. w Parku Miejskim i przy Małopolskim Centrum Dźwięku i Słowa w Niepołomicach.
1. Organizator: Urząd Miasta i Gminy w Niepołomicach, Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice
2. Jednostka odpowiedzialna za wybór oferty i zawarcie umowy oraz kontakt:
Referat Promocji i Kultury, ul. Zamkowa 9a, tel. 12 250 94 50, e-mail: promocja@niepolomice.eu
3. Zakres usługi i opis wymagań stawianych Wykonawcy:
- organizator zamierza wybrać spośród Oferentów Wykonawcę, któremu wynajmie działki oznaczone na załączonych planach, pod obsługę gastronomiczną 31. Dnie Niepołomic
w dniach 16-18 czerwca 2023 r. w Niepołomicach; - oferent będzie zobowiązany do obsługi gastronomicznej imprezy plenerowej, o której mowa w pkt 1);
- cena minimalna za najem: 23 000,00 zł netto;
- oferent musi posiadać odpowiednie pozwolenia na prowadzenie działalności stosownie do przedmiotu zaproszenia oraz aktualne pozwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych (piwa);
- wymagane jest doświadczenie w obsłudze dużych imprez plenerowych podobnego rodzaju poparte referencjami – minimum 5 udokumentowanych. (Dokumenty potwierdzające należy złożyć wraz z ofertą);
- w ramach obsługi gastronomicznej wybrany Wykonawca zobowiązuje się zorganizować:
a. foodtrucki (nie mniej niż 12) o zróżnicowanym asortymencie, czyli potrawy w menu poszczególnych foodtrucków nie powinny się powielać (prosimy o rozpisanie w ofercie menu każdego z foodtrucków).
b. stoiska z lanym piwem w odpowiedniej ilości, podawanych w kubkach jednorazowych o pojemności nie mniejszej niż 0,4 l
c. odpowiednią ilość miejsc siedzących, zestawów ławek i stołów.
- wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność związaną ze świadczonymi przez siebie usługami podczas imprezy;
- wykonawca przed rozpoczęciem Imprezy przekaże Organizatorowi nieodpłatnie odpowiednio zatwierdzone (opieczętowane) talony na potrzeby wyżywienia ekip technicznych w ilości 100 szt.;
- wykonawca we własnym zakresie zawrze i rozliczy umowę na dostawę o moc i dostawę prądu oraz zabezpieczy we własnym zakresie okablowanie do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym).
4. Warunki udziału Oferentów w postępowaniu:
O obsługę gastronomiczną Imprezy mogą się ubiegać Oferenci, którzy:
- złożą ofertę zgodną z zakresem zapytania ofertowego w terminie wyznaczonym do jej złożenie, na załączonym formularzu;
- posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności oraz wiedzę
i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobowym odpowiednim do realizacji zamówienia; - znajdują się w sytuacji ekonomicznej i organizacyjnej zapewniającej realizację zamówienia.
Oferty nie spełniające, o których mowa w pkt. od 1 do 3 nie będą rozpatrywane.
5. Informacje dotyczące przygotowania oferty
- Oferent powinien zapoznać się z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym.
- Oferent złoży ofertę w miejscu i w terminie wyznaczonym przez Organizatora.
- Oferta powinna być sporządzona czytelnie, w języku polskim oraz opatrzona pieczęcią Oferenta i podpisana przez wszystkie osoby reprezentujące Oferenta.
- Oferta musi zawierać adres, nr telefonu i adres e-mail, a także dane do kontaktu osoby wyznaczonej do obsługi zamówienia.
- Jeżeli oferentem jest spółka cywilna oferta musi być podpisana przez wszystkich wspólników spółki, a do oferty należy dołączyć umowę spółki.
- Ofertę należy złożyć w sposób określony w ust. 6 pkt 1).
- Oferta powinna określać proponowany asortyment, ilość foodtrucków (nie mniej niż 12) oraz plan rozmieszczenia foodtrucków na terenie Imprezy (mapa powierzchni przeznaczonej do najmu jest załącznikiem do formularza oferty).
- Do oferty należy dołączyć wypis z rejestru podmiotow objętych nadzorem Sanepidu.
- Do oferty należy dołączyć posiadane referencje, nie mniej niż 5, nie więcej niż
- Brak dołączonych referencji wymaganych na potwierdzenie posiadania doświadczenia tj. minimum 5 będzie skutkowało nie rozpatrywaniem Organizator nie będzie wzywał do ich uzupełnienia.
- Oferent przedstawi oferowaną cenę za najem terenu na czas Imprezy, uwzględniając w niej cenę minimalną określoną w 3 pkt 3) oraz nieodpłatne talony, o których mowa w ust. 3 pkt 10).
6. Termin i miejsce składania ofert
- Oferty należy składać:
a) w formie papierowej, w zamkniętej kopercie – w siedzibie Organizatora: Urząd Miasta i Gminy w Niepołomicach (Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice) albo
b) elektronicznie: przez ePUAP UMiG w Niepołomicach.
Przy składaniu ofert należy zamieścić adnotację: „31. DNI NIEPOŁOMIC, 16-18 czerwca 2023 r. – obsługa gastronomiczna”. - Termin składania ofert do 3 kwietnia 2023 r. do godz. 12.00.
- O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do Urzędu Miasta i Gminy
w Niepołomicach (Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice) – w sposób określony
w pkt 1). - Odpowiedzialność za terminowe złożenie oferty ponosi Oferent.
- Rozpatrzenie ofert odbędzie się w Urzędzie Miasta i Gminy w Niepołomicach (Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice) w terminie do 14 kwietnia 2023 r.
- Organizator dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w terminie do 14 kwietnia 2023 r.
- W przypadku dodatkowych pytań Zamawiający będzie się kontaktować z Oferentem telefonicznie lub pocztą elektroniczną.
- O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie lub pocztą elektroniczną.
- Umowa najmu z wybranym Oferentem zostanie zawarta niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert, nie później niż w terminie 14 dni od wybrania oferty.
- W przypadku niespełnienia któregokolwiek z wymogów określonych w zamówieniu, niewypełnienia całości formularza itp. Organizator ma prawo do nierozpatrywania takiej oferty.
- W przypadku wątpliwości co złożonych ofert Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów
w ofercie. - W sytuacji, gdy żadna ze złożonych ofert nie spełni oczekiwań Zamawiającego, zastrzega on sobie możliwość zakończenia postępowania bez wybrania oferty i zawarcie umowy
z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem.
7. Kryteria oceny ofert.
- Cena za najem terenu, uwzględniająca cenę minimalną – waga 70%.
(Liczba punktów = ( Cof/ Cmax ) * 100 * waga
gdzie:
– Cmax – najwyższa cena spośród wszystkich ofert
– Cof – cena podana w ofercie)
- Udokumentowane doświadczenie w obsłudze imprez plenerowych podobnego rodzaju poparte referencjami (minimum 5, maksimum 10) – waga 10%.
- Różnorodna oferta kulinarna foodtrucków (minimum 12 foodtrucków) – waga 20%.
8. Informacje dodatkowe
- Sprawność instalacji: Wykonawca jest zobowiązany do posiadania sprawnych instalacji
i urządzeń elektrycznych. - Energia elektryczna: Organizator udostępni przyłącz energii elektrycznej, Wykonawca we własnym zakresie zawrze i rozliczy umowę o moc i dostawę prądu oraz zabezpieczy we własnym zakresie okablowanie do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym).
- Prezentowanie cen: Organizator wymaga, aby podczas Imprezy ceny towarów i dań podawane były za sztukę/ porcję.
- Zabezpieczenie nawierzchni: stoiska powinny być zabezpieczone przed zanieczyszczeniem zajmowanej powierzchni tłustymi odpadami zarówno w Parku Miejskim, jak i w ciągu ulicy Parkowej.
- Estetyka: Wykonawca będzie zobowiązany do rozstawienia stoisk według wytycznych Organizatora.
- Czystość: Organizator zamówi pojemniki zbiorcze na nieczystości stałe wraz z ich odbiorem oraz przenosne toalety zlokalizowane w okolicach Parku Miejskiego.
- Wykonawca zobowiązuje się pozostawić teren w stanie niepogorszonym oraz uporządkować na własny koszt w dniu następnym po zakończeniu Imp
- Wykonawca zobowiązany będzie do utrzymania czystości w granicach swojego obszaru oraz do zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników na odpady przy stoiskach
i ogródkach gastronomicznych. - Wykonawca podczas Imprezy wydaje posiłki i napoje tylko w naczyniach i kubkach jednorazowych nadających się do recyklingu.
- Wyłączenie Odpowiedzialności: Organizator nie odpowiada za warunki atmosferyczne
i frekwencję. - Pojazdy: Zabrania się ruchu pojazdów w trakcie Imprezy na chodnikach w Parku Miejskim, jak również w bezpośrednim sąsiedztwie, mogących doprowadzić do uszkodzenia nawierzchni i jej zanieczyszczenia. W przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub zanieczyszczenia Wykonawca na własny koszt wykona naprawę, remont chodnika, trawnika, usunie zanieczyszczenia z udostępnionej powierzchni itp. w terminie uzgodnionym z Organizatorem. Ruch pojazdów będzie możliwy tylko na czas montażu
i demontażu stoisk. - Organizator nie zapewnia miejsc parkingowych pojazdom wykorzystywanym przez osoby związane z wykonywaniem usługi gastronomicznej. Miejsca do parkowania mogą być wydzielone przez Organizatora np. w ciągu ul. Parkowej.
- Montaż: Teren Parku Miejskiego będzie dostępny do montażu urządzeń/stoisk od piątku 16 czerwca 2023 r.
- Stoiska Organizatora: Organizator jest uprawniony do umieszczenia na terenie Imprezy: stanowisk promocyjnych Gminy Niepołomice, stoisk promocyjnych sponsorów Imprezy.
- Wzór umowy: Organizator pobierze opłatę za najem terenu, na ktorym będzie świadczona działalność gastronomiczna i handlowa zgodnie z umową, której wzór stanowi zalącznik do niniejszego zamówienia. Czynsz najmu będzie płatny w 2 terminach, w równych częściach: 1 wpłata w terminie do 1 czerwca 2023 r., 2 wpłata w terminie 15 czerwca 2023 r.
- Obszar powierzchni najmu na działalność gastronomiczną i handlową jest określony
w załączniku do wzoru umowy z Wykonawcą. - Program wydarzenia: Orientacyjny czas trwania wydarzeń w Parku Miejskim:
- Piątek: od godziny 15.00 do 20.00
- Sobota: od godziny 10.00 do 24.00
- Niedziela: od godz. 11.00 do 00 albo 22.00 (w zależności od programu Imprezy)
Załączniki:
