Gmina Niepołomice zaprasza do składania ofert na obsługę gastronomiczną i sprzedaż piwa podczas Dni Niepołomic, które odbędą się od 14 do 16 czerwca 2024 r. w Parku Miejskim i przy Małopolskim Centrum Dźwięku i Słowa w Niepołomicach.
- Organizator: Urząd Miasta i Gminy w Niepołomicach, Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice
- Jednostka odpowiedzialna za wybór oferty i zawarcie umowy oraz kontakt:
Referat Promocji i Kultury, ul. Zamkowa 9a, tel. 12 250 94 50, e-mail: promocja@niepolomice.eu
- Zakres usługi i opis wymagań stawianych Wykonawcy:
organizator zamierza wybrać spośród Oferentów Wykonawcę, któremu wynajmie działki oznaczone na załączonych planach, pod obsługę gastronomiczną 32. Dni Niepołomic w dniach 14-16 czerwca 2024 r. w Niepołomicach;
- oferent będzie zobowiązany do obsługi gastronomicznej imprezy plenerowej, o której mowa w pkt 1);
- cena minimalna za najem: 23 000,00 zł netto;
- oferent musi posiadać odpowiednie pozwolenia na prowadzenie działalności stosownie do przedmiotu zaproszenia oraz aktualne pozwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych (piwa);
- wymagane jest doświadczenie w obsłudze dużych imprez plenerowych podobnego rodzaju poparte referencjami – minimum 5 udokumentowanych. (Dokumenty potwierdzające należy złożyć wraz z ofertą);
w ramach obsługi gastronomicznej wybrany Wykonawca zobowiązuje się zorganizować:
- foodtrucki (nie mniej niż 12) o zróżnicowanym asortymencie, czyli potrawy w menu poszczególnych foodtrucków nie powinny się powielać (prosimy o rozpisanie w ofercie menu każdego z foodtrucków).
- stoiska z lanym piwem w odpowiedniej ilości, podawanych w kubkach jednorazowych o pojemności nie mniejszej niż 0,4 l
- odpowiednią ilość miejsc siedzących, zestawów ławek i stołów.
- wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność związaną ze świadczonymi przez siebie usługami podczas imprezy;
- wykonawca przed rozpoczęciem Imprezy przekaże Organizatorowi nieodpłatnie odpowiednio zatwierdzone (opieczętowane) talony na potrzeby wyżywienia ekip technicznych w ilości 100 szt.;
- wykonawca we własnym zakresie zawrze i rozliczy umowę na dostawę o moc i dostawę prądu oraz zabezpieczy we własnym zakresie okablowanie do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym).
- Warunki udziału Oferentów w postępowaniu:
O obsługę gastronomiczną Imprezy mogą się ubiegać Oferenci, którzy:
- złożą ofertę zgodną z zakresem zapytania ofertowego w terminie wyznaczonym do jej złożenie, na załączonym formularzu;
- posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności oraz wiedzę i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobowym odpowiednim do realizacji zamówienia;
- znajdują się w sytuacji ekonomicznej i organizacyjnej zapewniającej realizację zamówienia.
Oferty nie spełniające, o których mowa w pkt. od 1 do 3 nie będą rozpatrywane.
- Informacje dotyczące przygotowania oferty
- Oferent powinien zapoznać się z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym.
- Oferent złoży ofertę w miejscu i w terminie wyznaczonym przez Organizatora.
- Oferta powinna być sporządzona czytelnie, w języku polskim oraz opatrzona pieczęcią Oferenta i podpisana przez wszystkie osoby reprezentujące Oferenta.
- Oferta musi zawierać adres, nr telefonu i adres e-mail, a także dane do kontaktu osoby wyznaczonej do obsługi zamówienia.
- Jeżeli oferentem jest spółka cywilna oferta musi być podpisana przez wszystkich wspólników spółki, a do oferty należy dołączyć umowę spółki.
- Ofertę należy złożyć w sposób określony w ust. 6 pkt 1).
- Oferta powinna określać proponowany asortyment, ilość foodtrucków (nie mniej niż 12) według planu rozmieszczenia foodtrucków na terenie Imprezy (mapa powierzchni przeznaczonej do najmu jest załącznikiem do formularza oferty).
- Do oferty należy dołączyć wypis z rejestru podmiotów objętych nadzorem Sanepidu.
- Do oferty należy dołączyć posiadane referencje, nie mniej niż 5, nie więcej niż 10
- Brak dołączonych referencji wymaganych na potwierdzenie posiadania doświadczenia tj. minimum 5 będzie skutkowało nie rozpatrywaniem. Organizator nie będzie wzywał do ich uzupełnienia.
- Oferent przedstawi oferowaną cenę za najem terenu na czas Imprezy, uwzględniając w niej cenę minimalną określoną w 3 pkt 3) oraz nieodpłatne talony, o których mowa w ust. 3 pkt 10).
- Termin i miejsce składania ofert.
Oferty należy składać:
- w formie papierowej, w zamkniętej kopercie – w siedzibie Organizatora: Urząd Miasta i Gminy w Niepołomicach (Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice) lub
- elektronicznie: przez ePUAP UMiG w Niepołomicach.
Przy składaniu ofert należy zamieścić adnotację: „32. DNI NIEPOŁOMIC, 14-16 czerwca 2024 r. – obsługa gastronomiczna”.
Termin składania ofert do 24 maja 2024 r. do godz. 12.00.
O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do Urzędu Miasta i Gminy w Niepołomicach (Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice) – w sposób określony w pkt 1).
Odpowiedzialność za terminowe złożenie oferty ponosi Oferent.
Rozpatrzenie ofert odbędzie się w Urzędzie Miasta i Gminy w Niepołomicach (Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice).
Organizator dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w terminie do 29 maja 2024 r.
W przypadku dodatkowych pytań Zamawiający będzie się kontaktować z Oferentem telefonicznie lub pocztą elektroniczną.
O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni telefonicznie i pocztą elektroniczną.
Umowa najmu z wybranym Oferentem zostanie zawarta niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert, nie później niż w terminie 10 dni od wybrania oferty.
W przypadku niespełnienia któregokolwiek z wymogów określonych w zamówieniu, niewypełnienia całości formularza itp. Organizator ma prawo do nierozpatrywania takiej oferty.
W przypadku wątpliwości co złożonych ofert Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w ofercie.
W sytuacji, gdy żadna ze złożonych ofert nie spełni oczekiwań Zamawiającego, zastrzega on sobie możliwość zakończenia postępowania bez wybrania oferty i zawarcie umowy z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem.
- Kryteria oceny ofert.
Cena za najem terenu, uwzględniająca cenę minimalną – waga 70%.
(Liczba punktów = ( Cof/ Cmax ) * 100 * waga
gdzie:
– Cmax – najwyższa cena spośród wszystkich ofert
– Cof – cena podana w ofercie)
Udokumentowane doświadczenie w obsłudze imprez plenerowych podobnego rodzaju poparte referencjami (minimum 5, maksimum 10) – waga 10%.
Różnorodna oferta kulinarna foodtrucków (minimum 12 foodtrucków) – waga 20%.
- Informacje dodatkowe
Sprawność instalacji: Wykonawca jest zobowiązany do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych oraz zabezpieczania ich na miejscu imprezy i potwierdzenia tego zaświadczeniem elektryka (dostarczone do organizatora do 14 czerwca 2024 r. do godz. 14.00).
Energia elektryczna: Organizator udostępni przyłącz energii elektrycznej, Wykonawca we własnym zakresie zawrze i rozliczy umowę o moc i dostawę prądu oraz zabezpieczy we własnym zakresie okablowanie do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym).
Prezentowanie cen: Organizator wymaga, aby podczas Imprezy ceny towarów i dań podawane były za sztukę/porcję.
Zabezpieczenie nawierzchni: stoiska powinny być zabezpieczone przed zanieczyszczeniem zajmowanej powierzchni tłustymi odpadami.
Estetyka: Wykonawca będzie zobowiązany do rozstawienia stoisk według wytycznych Organizatora.
Czystość: Wykonawca zapewni kosze wrzutowe na odpadki na terenie ogródków biesiadnych i przy punktach sprzedaży. Organizator zamówi pojemniki zbiorcze na nieczystości stałe wraz z ich odbiorem oraz przenośne toalety zlokalizowane w okolicach Parku Miejskiego.
Wykonawca zobowiązuje się pozostawić teren w stanie niepogorszonym oraz uporządkować na własny koszt w dniu następnym po zakończeniu Imprezy.
Wykonawca zobowiązany będzie do utrzymania czystości w granicach swojego obszaru oraz do zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników na odpady przy stoiskach i ogródkach gastronomicznych.
Wykonawca podczas Imprezy wydaje posiłki i napoje tylko w naczyniach i kubkach jednorazowych nadających się do recyklingu.
Wyłączenie Odpowiedzialności: Organizator nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję.
Pojazdy: Zabrania się ruchu pojazdów w trakcie Imprezy na chodnikach w Parku Miejskim, jak również w bezpośrednim sąsiedztwie, mogących doprowadzić do uszkodzenia nawierzchni i jej zanieczyszczenia. W przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub zanieczyszczenia Wykonawca na własny koszt wykona naprawę, remont chodnika, trawnika, usunie zanieczyszczenia z udostępnionej powierzchni itp. w terminie uzgodnionym z Organizatorem. Ruch pojazdów będzie możliwy tylko na czas montażu i demontażu stoisk.
Organizator nie zapewnia miejsc parkingowych pojazdom wykorzystywanym przez osoby związane z wykonywaniem usługi gastronomicznej.
Montaż: Teren Parku Miejskiego będzie dostępny do montażu urządzeń/stoisk od piątku 14 czerwca 2024 r.
Stoiska Organizatora: Organizator jest uprawniony do umieszczenia na terenie Imprezy: stanowisk promocyjnych Gminy Niepołomice, stoisk promocyjnych sponsorów Imprezy.
Wzór umowy: Organizator pobierze opłatę za najem terenu, na którym będzie świadczona działalność gastronomiczna i handlowa zgodnie z umową, której wzór stanowi załącznik do niniejszego zamówienia. Czynsz najmu będzie płatny w 2 terminach, w równych częściach: 1 wpłata w terminie do 1 czerwca 2024 r., 2 wpłata w terminie 13 czerwca 2024 r.
Obszar powierzchni najmu na działalność gastronomiczną i handlową jest określony w załączniku do wzoru umowy z Wykonawcą.
Program wydarzenia: Orientacyjny czas trwania wydarzeń w Parku Miejskim:
Piątek: od godziny 15.00 do 20.00
Sobota: od godziny 10.00 do 24.00
Niedziela: od godz. 11.00 do 00 albo 22.00 (w zależności od programu Imprezy)
Załączniki: